|
A continuación presentamos una introducción básica a los problemas y beneficios generales de la digitalización y manejo de documentos.
|
|
|
|
La digitalizacón de documentos es la conversión de documentos físicos en imágenes electrónicas. Una vez hecho esto, usted puede recuperar rápidamente los documentos desde su computadora.
|
|
|
|
Miles de organizaciones alrededor del mundo usan la digitalización de documentos diariamente en lugar de contar con sistemas de archivo físico. Las razones para este cambio son muy simples:
|
|
|
|
Digitalización de Documentos
|
|
|
|
Previene la pérdida de registros
|
|
|
|
Ahorra espacio de almacenamiento
|
|
|
|
Maneja los registros más fácilmente
|
|
|
|
Permite encontrar los documentos rápidamente
|
|
|
|
Permite tener un acceso centralizado a las imágenes
|
|
|
|
Elimina la necesidad de contar con gabinetes de archivo
|
|
|
|
|
|
|
Los pasos necesarios para introducir el manejo de documentos digitales:
|
|
|
|
Los documentos son escaneados dentro del sistema. El sistema de manejo de documentos los guarda dentro del disco duro de la computadora o disco óptico. Luego los documentos son indexados. Cuando una persona quiere más adelante leer un documento, utiliza las herramientas de recuperación disponibles en el sistema de manejo de documentos. Cuáles documentos pueden ser leídos y qué acciones se pueden realizar en los mismos, dependerá del nivel de acceso provisto por el sistema de manejo de documentos.
|
|
|
|
Un sistema completo para Manejo de documentos comprende los siguientes elementos:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
